Facture impayée : tout savoir sur les délais de paiement et la relance du client

En tant que professionnel, vous vous retrouvez parfois confronté à une facture impayée par un client. Bien connaître les délais de paiement et de relance sont essentiels pour la trésorerie de votre entreprise. Quels sont les délais légaux de paiement ? Comment relancer vos clients en retard ? Voici tout ce que vous devez savoir sur les factures impayées afin de récupérer votre argent plus rapidement.

Fixer des délais pour le paiement des factures

Lorsque vous envoyez une facture à un client, il est recommandé de fixer un délai de paiement clair. Cela permet d'établir des conditions de facturation précises et de garantir, autant que possible, que les paiements soient effectués en temps voulu. Indiquer un délai de paiement participe aussi à maintenir une bonne relation commerciale avec vos clients, en leur montrant dès le départ que le processus de paiement est à prendre au sérieux.

Les délais de paiement peuvent varier en fonction de votre secteur d'activité et de la législation en vigueur. En France, les délais de règlement des factures clients sont encadrés par la loi. Selon l'article L. 441-10 du Code de commerce, le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser 60 jours à compter de la date d'émission de la facture, ou 45 jours fin de mois. Si le contrat ne prévoit pas de délai de paiement, celui-ci est fixé à 30 jours après la date de réception des marchandises ou d'exécution de la prestation. Ces délais s'appliquent aux relations entre professionnels, mais aussi entre professionnels et administrations publiques.

En cas de dépassement du délai légal ou contractuel de paiement, le créancier peut réclamer au débiteur des pénalités de retard, calculées sur la base d'un taux d'intérêt égal au taux directeur semestriel de la BCE (Banque Centrale Européenne) majoré de 10 points. Il peut également demander une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € par facture impayée.

Veillez à spécifier une date d'échéance de paiement dans chacune de vos factures et à fournir des instructions claires sur les modes de paiement acceptés (virement, règlement par chèque, etc.). Ainsi, vous simplifiez le processus de paiement pour vos clients, minimisez les risques de désaccord et réduisez les risques de retard de paiement.

Relancer un client pour une facture impayée

Si votre client n’a pas réglé sa facture à la date d'échéance prévue, vous devez lui adresser une relance pour lui rappeler son obligation. Il existe plusieurs types de rappels que vous pouvez utiliser. Ils doivent être adaptés au niveau d'urgence ou de gravité du retard de paiement et à la relation que vous entretenez avec votre client.

La 1ère relance courtoise par e-mail ou téléphone

La première relance client peut être faite par téléphone ou par e-mail, quelques jours après la date d'échéance. Il s'agit d'une relance courtoise qui vise à vérifier que le client a bien reçu la facture et qu'il n'y a pas d'erreur ou de litige. Vous pouvez également lui proposer un éventuel échelonnement du paiement si vous souhaitez préserver la relation commerciale.

La 2e relance ferme par lettre recommandée

Le deuxième rappel de paiement peut être envoyé par courrier recommandé avec accusé de réception, 15 jours à un mois après la date d'échéance. Il s'agit d'une relance ferme, qui rappelle au client le montant dû, les pénalités et les indemnités applicables en cas de retard, et qui lui demande de régler sa dette dans les plus brefs délais.

La mise en demeure de payer

Si toutes les tentatives de relance précédentes échouent, passez à la mise en demeure de payer. Pour ce faire, vous pouvez faire appel à une société de recouvrement ou à un cabinet de commissaires de justice. En tant qu'officier public et ministériel, juriste de proximité, le commissaire de justice prendra des mesures légales pour récupérer les montants impayés, sous peine d’engager une procédure judiciaire à l’encontre du débiteur.

Comment réagir face aux factures impayées ?

Anticiper les défauts de paiement potentiels

Prévenir les factures impayées est souvent plus simple que de recouvrer des factures en souffrance. Avant de commencer à travailler avec un client, prenez le temps de vérifier sa solidité financière sur des sites d’informations sur les entreprises, comme Societe.com ou Pappers.fr. Vous saurez par exemple si la société est en procédure judiciaire ou pas.

Assurez-vous d'avoir mise en place un contrat client solide. Les termes de paiement, les délais et les conséquences en cas de non-paiement doivent y être clairement définies. Dotez-vous de conditions générales de vente que vous enverrez systématiquement à votre client ou rendrez facilement accessible sur votre site web.

Assurez-vous de garder une trace de toutes les factures que vous envoyez. Utilisez un système de gestion des factures : logiciel de facturation, de comptabilité, CRM (Customer Relationship Management), etc., pour suivre leur statut et leur date d'échéance. Cela vous permettra de savoir quelles factures sont en retard de paiement et de prendre les mesures appropriées.

Surtout, ne laissez pas les factures impayées s'accumuler ! Un suivi proactif vous aidera à résoudre les problèmes rapidement avant qu'ils ne deviennent plus importants.

Communiquer ouvertement avec son client

Entretenir une communication ouverte avec votre client tout au long du processus de relance est importante, car elle peut aider à maintenir une relation solide avec ce dernier.

Dans vos échanges soyez toujours clair, précis, poli et professionnel. Gardez en tête que vos messages pourront être réutilisés dans le cas d’une procédure éventuelle. Utilisez une communication multicanale (e-mail, téléphone, SMS, courrier postal) pour vous assurer que votre message est bien reçu. Vous pouvez même organiser une réunion en personne si cela est nécessaire.

Quel que soit le format de vos échanges, écoutez les raisons du retard de paiement et recherchez des solutions mutuellement acceptables. Soyez flexible : votre client peut rencontrer des difficultés financières légitimes qui l'empêchent de payer la facture dans les temps. Dans ce cas, vous pouvez proposer des options de paiement flexibles, comme un échéancier de paiement.

Envisager des mesures plus sévères si nécessaire

Vous pouvez envisager d'engager des poursuites judiciaires pour recouvrer votre argent. Cependant, sachez qu’il s’agit d’un processus long et coûteux : il est donc préférable de le considérer comme une option de dernier recours.

Néanmoins, le commissaire de justice est en mesure de vous conseiller et de vous accompagner dans vos démarches. Il peut par exemple obtenir un titre exécutoire du tribunal de commerce, et procéder à une saisie sur les comptes bancaires du client, si celui-ci est solvable.

Chez Cambron & associés, nous sommes conscients des enjeux liés aux factures impayées, notamment sur votre trésorerie. Présents à Bordeaux, Chatou, Lille, Massy et Nice, nos commissaires de justice associés sont à votre écoute pour vous aider à recouvrer à l’amiable vos factures, ou le cas échéant envisager un recouvrement judiciaire. Contacter l'étude la plus proche.

Apprendre de chaque expérience

Chaque retard de paiement est une occasion d'apprendre et de s'améliorer. Analysez les raisons des retards de paiement et recherchez des moyens d'éviter que le problème se répète à l'avenir. Peut-être y a-t-il des ajustements que vous pouvez apporter à vos politiques de paiement ou à vos processus internes pour minimiser les retards de paiement.